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Arbeitsrechtler: Umgang mit der Personalakte des Arbeitnehmers

Personalakte: Wer hat Zugriff?
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In der Personalakte sind sämtliche Daten und Unterlagen, die sich auf die Person eines Arbeitnehmers beziehen. Wichtig ist nicht, in welcher Form oder an welcher Stelle – z.B. in einer elektronischen Datenbank – die Daten stehen.

Personalinformationen aus der Akte müssen vom Arbeitgeber grundsätzlich vertraulich behandelt werden. Daher wird der Kreis der Mitarbeiter, die Zugriff auf die Personalakte haben, möglichst klein gehalten.

Ohne Zustimmung des betreffenden Mitarbeiters darf die Personalakte nicht an Personen außerhalb des Betriebes weitergegeben werden.

In der Personalakte sind gewöhnlicherweise Daten wie der Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Zeugnisse, Personalfragebögen, Testergebnisse und unter Umständen auch Ermittlungsakten in Disziplinarsachen enthalten. Oft sind auch Personenstand, beruflicher Werdegang, Abmahnungen, Lohnänderungen und der Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erfasst.

Angaben, an denen der Arbeitgeber kein sachliches Interesse hat, dürfen nicht in der Personalakte gesammelt werden. Die Angaben, die in der Personalakte stehen, müssen darüber hinaus rechtmäßig erlangt worden sein.
Jeder Arbeitnehmer kann während seiner Arbeitszeit in seine Personalakte Einsicht nehmen oder einen Dritten dazu bevollmächtigen. Darüber hinaus kann er Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen und vom Arbeitgeber schriftlich eine Erklärung oder ergänzende Unterlagen anfordern.

Der Arbeitgeber muss missbilligende Erklärungen, wie z.B. Abmahnungen, aus der Personalakte entfernen, sofern sie unrichtige Tatsachen enthalten und den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung oder in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können.