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Anforderungen an die Darlegung von Überstunden und Verhaltenstipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Ein Artikel von Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht Berlin und Essen.

Ausgangslage:

In Deutschland kommt es nach einer Studie des Deutschen Gewerkschaftsbundes DGB bei zahlreichen Arbeitnehmern zur Leistung unbezahlter Überstunden. Speziell betroffen ist der Bereich von Erziehung und Unterricht. Von den Beschäftigten, die befragt wurden, bestand bei einem Viertel der Zweck darin, das anfallende Arbeitspensum zu schaffen. Diese Angaben entsprechen auch dem, was ich in der Beratungspraxis erlebt habe. Arbeitnehmer im laufenden Arbeitsverhältnis scheuen sich davor, die Ansprüche geltend zu machen, um das Arbeitsverhältnis nicht zu belasten. Im Falle einer Kündigung geben viele Mandanten dann aber im Rahmen der weiteren Ansprüche die Vergütung von Überstunden an.

Problem:

An die Darlegung von geltend gemachten Überstunden werden vom Bundesarbeitsgericht hohe Anforderungen gestellt. Da die meisten Arbeitnehmer allerdings kein genaues Protokolle darüber führen, wann sie wie viele Überstunden abgeleistet haben, und zudem auch die Darlegungs- und Beweislast hinsichtlich der Anordnung der Überstunden durch den Arbeitgeber zu tragen haben, scheitern sie dann im Nachhinein meist an diesen Anforderungen. Außerdem kommen mitunter auch arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen in Betracht, die eine erfolgreiche Geltendmachung verhindern können.

Verhaltenstipps:

Um zu einem späteren Zeitpunkt (beispielsweise in einem Kündigungsschutzprozess) eine Vergütung von Überstunden erfolgreich geltend machen zu können, sollte man schon vorab einiges beachten.
Über die geleistete Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten muss Buch geführt werden und es sollten außerdem auch die Kollegen, die später als Zeugen die Überstundenleistung bestätigen können, namentlich vermerkt werden. Im Idealfall lässt man sich die geleisteten Stunden vom Vorgesetzten gegenzeichnen.
Sofern eine schriftliche Anordnung (z.B. durch E-Mail oder ähnliches) vorliegt, sollte diese aufbewahrt, ansonsten möglichst wörtlich mit genauer Datumsangabe notiert werden. Idealerweise kann man auch den Namen eines Zeugen notieren, der bei der Anordnung dabei war.

Darüber hinaus sind eventuelle Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder einem möglichen Tarifvertrag zu beachten. Nicht selten enthalten diese Regelungen, die den Verfall sämtlicher Ansprüche, die nicht innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich geltend gemacht wurden, vorsehen. Manchmal müssen die Ansprüche, um einen Verfall auszuschließen, innerhalb einer weiteren Frist im Klagewege geltend gemacht werden. Hinsichtlich der Ansprüche, für die die Frist versäumt wird, ist später eine Geltendmachung ausgeschlossen. Im Geltungsbereich der Tarifverträge des öffentlichen Dienstes ist regelmäßig eine schriftliche Geltendmachung innerhalb eines sechsmonatigen Zeitraums Voraussetzung für die Sicherung der Ansprüche vor dem Verfall. Auch diese Geltendmachung muss später bewiesen werden.

Arbeitnehmer sollten also die Möglichkeiten, die sich im Hinblick auf den Beweis von Überstundenanordnungen etc. durch das Internet (speziell: E-Mails) ergeben, nutzen. Notfalls sollte man entsprechende Anfragen zu Überstunden an den Vorgesetzten schriftlich stellen. Bekommt man dann die Bestätigungen, kann dies später im Prozess geldwert sein.

Konkrete Anforderung des Bundesarbeitsgerichts:

Das Bundesarbeitsgericht hat in einer aktuellen Entscheidung die Anforderungen an die Darlegungs- und Beweislast des Arbeitnehmers noch einmal präzisiert:
Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass grundsätzlich der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet haben muss. Jedenfalls müssen diese zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sein.
Auch wenn es an einer ausdrücklichen Anordnung durch den Arbeitgeber fehle, sei von einer konkludenten (stillschweigenden) Anordnung auszugehen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in einem Umfang Arbeit zuweist, die dieser unter Ausschöpfung der persönlichen Leistungsfähigkeit nur durch die Leistung von Überstunden bewältigen kann.

Will der Arbeitnehmer sich auf diese Umstände berufen, muss er darlegen,
• dass eine bestimmte angewiesene Arbeit innerhalb der Normalarbeitszeit nicht zu leisten war
• oder ihm zur Erledigung der aufgetragenen Arbeiten ein bestimmter Zeitrahmen vorgegeben war, der nur durch die Leistung von Überstunden eingehalten werden konnte.

Mit der Billigung von Überstunden ersetzt der Arbeitgeber gleichsam durch eine nachträgliche Genehmigung die fehlende vorherige Anordnung schon geleisteter Überstunden. Der Arbeitnehmer muss darlegen, wer wann auf welche Weise zu erkennen gegeben habe, mit der Leistung welcher Überstunden einverstanden zu sein.

Des Weiteren hat das Bundesarbeitsgericht auch noch näher definiert, wann von einer Duldung von Überstunden durch den Arbeitgeber auszugehen ist.

Voraussetzung für eine Duldung ist:
• die widerspruchslose Hinnahme der Überstunden,
• das Unterlassen von Vorkehrungen, die Überstunden künftig zu unterbinden.

Der Arbeitnehmer hat hierfür darzulegen,

• von welchen wann geleisteten Überstunden der Arbeitgeber auf welche Weise wann Kenntnis erlangt haben soll und
• dass es im Anschluss daran zu einer weiteren Überstundenleistung gekommen ist.

Erst wenn dieses feststeht, ist es Sache des Arbeitgebers, darzulegen, welche Maßnahmen er zur Unterbindung der von ihm nicht gewollten Überstundenleistung ergriffen hat (BAG, Urteil vom 10. April 2013 – 5 AZR 122/12 –, juris).

Bewertung der Rechtslage:

Die Darlegungslast für Arbeitnehmer ist weiter hoch. Grundlage für die Annahme einer Duldung der Ableistung der Überstunden durch den Arbeitnehmer kann letztlich immer nur die Kenntnis des Arbeitgebers von der Ableistung der Überstunden sein. Gleichwohl ist in der Praxis zu beobachten, dass der Arbeitgeber die (regelmäßige) Ableistung von Überstunden stillschweigend entgegen nimmt. Zwischen den Parteien ist aber in der Regel auch (stillschweigend) klar, dass diese nicht vergütet werden. Der Arbeitnehmer leistet unbezahlte Überstunden in der Regel im Vertrauen auf einen Fortbestand des Arbeitsverhältnisses, letztlich um den Arbeitgeber zufriedenzustellen. Kommt es dann (überraschend) zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses, kann dieser Zweck nicht mehr erreicht werden. Nun sieht auch der Arbeitnehmer nicht mehr ein, warum er für seine geleisteten Überstunden keine Vergütung bekommen soll.

Fachanwaltstipp Arbeitgeber:

Ansprüche des Arbeitnehmers verjähren erst nach drei Jahren. Wer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses böse Überraschungen vermeiden will, sollte in seinen Arbeitsverträgen so genannte Ausschlussklauseln verwenden. Jedenfalls wenn diese wirksam vereinbart sind, ist man abgesehen von dem unmittelbar zurückliegenden Zeitraum relativ sicher.

Beispiel für eine Ausschlussklausel:

Ausschlussfristen
(1) Alle beiderseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und solche, die mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen, verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten nach der Fälligkeit gegenüber der anderen Vertragspartei schriftlich erhoben werden. Die Nichteinhaltung dieser Ausschlussfrist führt zum Verlust des Anspruchs.
(2) Lehnt die Gegenpartei den Anspruch ab oder erklärt sie sich nicht innerhalb von zwei Wochen nach der Geltendmachung des Anspruchs, so verfällt dieser, wenn er nicht innerhalb von drei Monaten nach der Ablehnung oder dem Fristablauf gerichtlich geltend gemacht wird. Die Nichteinhaltung dieser Ausschlussfrist führt zum Verlust des Anspruchs.
(3) Die Ausschlussfristen der Absätze 1 und 2 gelten nicht für Ansprüche wegen Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und ebenfalls nicht bei vorsätzlichen Pflichtverletzungen.


Fachanwaltstipp Arbeitnehmer:

Wenn in Ihrem Arbeitsvertrag oder in einem anwendbaren Tarifvertrag Ausschlussfristen enthalten sind, müssen Sie Ihre Ansprüche jeweils umgehend geltend machen. Im bestehenden Arbeitsverhältnis wird dies ungern unternommen, da man Ärger mit dem Arbeitgeber befürchtet. Für diesen Fall müssen Sie sich aber darüber im Klaren sein, dass Sie unter Umständen später Ihre Forderungen nicht mehr realisieren können. Spätestens wenn man ohnehin eine Kündigung erhält, sollte man sämtliche möglicherweise in Betracht kommenden Ansprüche umgehend zunächst schriftlich geltend machen und sicherstellen, dass man diese Geltendmachung später auch beweisen kann.
Wer sich darüber hinaus die Geltendmachung von Überstundenvergütungen vorbehalten will, sollte sich deren Ableistung immer schriftlich bestätigen lassen. Fehlt eine solche Bestätigung, wird es in der Praxis sehr schwierig, die Ansprüche durchzusetzen.

9.4.2014

Ein Beitrag von Fachanwalt für Arbeitsrecht Alexander Bredereck, Berlin und Essen.

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